AYDINLATMA METNİ
Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği ("Dernek"),("Ötüken"), afet, savaş ve olağan durumlar başta olmak üzere, ülkemizde ve yurtdışında meydana gelen tüm krizlerde, ihtiyaç sahiplerine gıda, giyim, sağlık, barınma, eğitim, yakacak, kira yardımı ve diğer benzeri hizmetlerde bulunmayı amaçlamaktadır. Dernek, toplumun refahı için kültür, sanat, çevre, sağlık ve eğitim gibi alanlarda da faydalı projeler geliştirmeyi hedeflemektedir.
Ötüken, bu faaliyetlerini yerine getirirken, kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine dair gerekli tüm önlemleri almaktadır. Kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na ve diğer yasal düzenlemelere uygun şekilde, güvenli ortamlarda saklanır ve korunur. Dernek, kişilerin haklarına son derece hassas bir şekilde yaklaşır, verilerin güvenliğini sağlamak adına gereken tüm tedbirleri titizlikle alır.
1. Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatıyla Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği (“Dernek”) tarafından aşağıda açıklanan çerçevede işlenmektedir.
Veri Sorumlusu Bilgileri:
Unvan: Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği
Adres: [Limonluk, 2436. Sk. NO:3, 33120 Yenişehir/Mersin]
Telefon: [05616148833]
E-posta: [[email protected]]
Web sitesi: [www.otuken.org.tr]
Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği olarak; derneğimizin amaçları doğrultusunda yürüttüğümüz faaliyetler kapsamında ihtiyaç sahipleri, gönüllüler, bağışçılar, üyeler, çalışanlar, ziyaretçiler, iş ortakları, tedarikçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verileri, ilgili mevzuata uygun olarak, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun şekilde işler ve saklarız.
Veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden Derneğimiz, kişisel verilerin korunmasını bir temel hak olarak görmekte ve bu hakka saygıyı kurumsal kültürünün vazgeçilmez bir unsuru olarak benimsemektedir.
2. Aydınlatmanın Kapsamı
İşbu Aydınlatma Metni, Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği tarafından çeşitli vasıtalarla (başvuru formları, internet sitesi, sosyal medya, e-posta, telefon, fiziki ziyaretler, etkinlik katılımları vb.) elde edilen kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği, hangi hukuki sebeplere dayandığı, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği, veri işleme yöntemleri ve kişisel veri sahiplerinin KVKK kapsamındaki haklarının neler olduğu hakkında şeffaflık sağlamak amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kapsamda, işbu aydınlatma metni;
- Derneğimizle doğrudan veya dolaylı olarak etkileşimde bulunan tüm kişi gruplarının (ihtiyaç sahipleri, gönüllüler, bağışçılar, üyeler, tedarikçiler, çalışanlar, ziyaretçiler, üçüncü kişiler) kişisel verilerinin
- Elektronik (internet sitesi, e-posta, dijital formlar vb.) veya fiziki ortamda toplanması
- Kayıt altına alınması, saklanması, işlenmesi, güncellenmesi, aktarılması, anonim hale getirilmesi ve gerektiğinde silinmesi süreçlerine
- KVKK ve ilgili sair mevzuat çerçevesinde açıklık ve hesap verebilirlik ilkeleriyle yaklaşılmasına
ilişkin olarak uygulanmakta ve bu hususları kapsamaktadır.
Aydınlatmanın kapsamı yalnızca dernek faaliyetleri sırasında işlenen kişisel verilerle sınırlıdır. Dernek dışında başka gerçek ya da tüzel kişilerin veri işleme faaliyetleri, bu metnin kapsamı dışındadır. Ayrıca, bu metin sadece bilgilendirme amaçlıdır; Dernek tarafından gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerinin her biri için ayrıca açık rıza, aydınlatma veya onay süreçleri yürütülmektedir.
Aşağıda, 3. İhtiyaç Sahibi Aydınlatma Metni başlığı altında 3.1, 3.2 ve 3.3 alt başlıklarını *6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)*’ya uygun, detaylı, resmi ve kapsamlı şekilde hazırladım. Metin, Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği’nin faaliyetleri çerçevesinde ihtiyaç sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesini açıklamaktadır.
3. İhtiyaç Sahibi Aydınlatma Metni
Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği (“Dernek”) olarak; insani yardım ve sosyal destek faaliyetlerimiz kapsamında, ihtiyaç sahiplerinin kişisel verilerini *6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu* (“KVKK”) ve ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda, hukuka uygun olarak işlemekteyiz. Bu metin, ihtiyaç sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin usul ve esaslar hakkında şeffaflık sağlamak amacıyla hazırlanmıştır.
3.1. İşlenen Kişisel Veriler ve İşleme Amaçları
Derneğimiz tarafından, sosyal yardım başvurularını değerlendirmek, insani destek sağlamak ve başvurulara ilişkin süreçleri yürütmek amacıyla aşağıdaki kişisel veriler toplanmakta ve işlenmektedir:
Kimlik Bilgileri:
- Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, cinsiyet, doğum tarihi, medeni durumu, aile bireylerine ait kimlik bilgileri
İletişim Bilgileri:
- Adres, telefon numarası, e-posta adresi, ikametgah bilgileri
Demografik ve Sosyal Bilgiler:
- Aile yapısı, hanede yaşayan kişi sayısı, bakmakla yükümlü olunan kişi bilgileri, engellilik durumu, yaşlılık, çocuk sayısı gibi sosyal destek belirleyici bilgiler
Ekonomik ve Mali Bilgiler:
- Gelir durumu, çalışma durumu, sosyal yardım geçmişi, kira bilgileri, banka hesap bilgileri (yardım yapılması halinde)
Sağlık Bilgileri (özel nitelikli):
- Engellilik, kronik hastalıklar, sağlık raporları (yalnızca yardıma esas durumların belgelenmesi amacıyla)
Görsel ve İşitsel Veriler:
- Dernek ofisinde bulunan kamera kayıtları, yüz fotoğrafı (başvuru formunda varsa)
İşleme Amaçları:
- Yardım başvurularının alınması, değerlendirilmesi ve doğrulanması
- Dernek içi sosyal inceleme süreçlerinin yürütülmesi
- Yardım programlarının planlanması ve uygulanması
- Dernek faaliyetlerinin denetlenmesi ve raporlanması
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına gerekli bilgilerin verilmesi
- İletişim süreçlerinin yürütülmesi ve ihtiyaç sahiplerine geri dönüş sağlanması
- İstatistiksel analiz, kaynak planlaması ve proje geliştirme çalışmaları
3.2. Kişisel Verilerin Hangi Yöntemlerle ve Hukuki Sebeplerle Toplandığı
Kişisel verileriniz;
- Fiziki başvuru formları, destek talepleri
- Web sitemiz, mobil uygulamalar, e-posta, SMS, WhatsApp gibi dijital iletişim kanalları
- Sosyal hizmet uzmanları veya gönüllülerimiz aracılığıyla yapılan saha ziyaretleri
- Telefonla yapılan görüşmeler veya yüz yüze mülakatlar
- Kamu kurumları, sosyal yardım kuruluşları ve yerel yönetimlerle iş birliği çerçevesinde alınan bilgiler
gibi araçlarla otomatik ya da otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır.
Bu veriler, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebepler çerçevesinde işlenmektedir:
- Açık rızanızın bulunması
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi
- Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan kişinin veya bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması
- Dernek tarafından hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
- Temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla, Derneğimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
Özel nitelikli kişisel veriler (örneğin sağlık verileri), yalnızca açık rıza alınarak veya kanunen öngörülen istisnalar çerçevesinde işlenmektedir.
3.3. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarıldığı
İşlenen kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. ve 9. maddeleri doğrultusunda, aşağıdaki alıcı gruplarına belirtilen amaçlarla aktarılabilmektedir:
Yurtiçi Aktarımlar:
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (Valilikler, Kaymakamlıklar, Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakıfları, AFAD, Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı vb.): İlgili kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve resmi destek koordinasyonu amacıyla
- Dernek içi birimler ve yetkililer: Yardım başvurularının değerlendirilmesi ve destek sağlanması amacıyla
- İş birliği yapılan sivil toplum kuruluşları veya sosyal hizmet kuruluşları: Sosyal destek ve yardım planlarının koordine edilmesi amacıyla
- Hukuki danışmanlar veya denetim firmaları: Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, denetim süreçlerinin yürütülmesi amacıyla
Yurtdışı Aktarımlar:
Kişisel verileriniz kural olarak yurtdışına aktarılmamaktadır. Ancak bazı durumlarda, e-posta sunucularının veya iletişim yazılımlarının yurt dışında barındırılması nedeniyle teknik olarak sınırlı ölçüde yurtdışı aktarım söz konusu olabilir. Bu durumlarda KVKK’nın 9. maddesi uyarınca açık rızanız alınacak ya da Kurul tarafından belirlenen ülkelere gerekli güvenlik önlemleri kapsamında aktarım yapılacaktır.
Aşağıda, 4. Bağışçı Aydınlatma Metni başlığı altında yer alan 4.1, 4.2 ve 4.3 alt başlıkları, *6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)*’na uygun şekilde, Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği’nin faaliyetleri çerçevesinde bağışçılara ait kişisel verilerin işlenmesine ilişkin kapsamlı ve resmi bir biçimde hazırlanmıştır.
4. Bağışçı Aydınlatma Metni
Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği (“Dernek”) olarak, faaliyetlerimizi sürdürürken, bağışçılarımızın kişisel verilerini 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) başta olmak üzere, ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlarla, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlemekteyiz. Bu metin, bağışçılarımızın kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin açıklama ve bilgilendirme amacı taşımaktadır.
4.1. İşlenen Kişisel Veriler ve İşleme Amaçları
Derneğimiz tarafından, bağış faaliyetlerinin yürütülmesi, kayıt altına alınması, raporlanması, bağışçılarla iletişimin sağlanması ve şeffaflığın temini amacıyla aşağıdaki kişisel veriler toplanmakta ve işlenmektedir:
Kimlik Bilgileri:
- Ad, soyad, unvan (kurumsal bağışçı ise)
İletişim Bilgileri:
- Telefon numarası, e-posta adresi, açık adres bilgileri
Finansal Bilgiler:
- Banka hesap numarası, IBAN, bağış tutarı, ödeme yöntemi, dekont ve işlem numaraları (Yalnızca bağış işlemlerine ilişkin)
İşlem Güvenliği Verileri:
- IP adresi, bağış yapılan zaman bilgisi, işlem kayıtları (bağışın web sitesi veya dijital platformlar üzerinden yapılması halinde)
Görsel ve İşitsel Veriler:
- Etkinlik, tanıtım, teşekkür belgeleri ve bağışçıya ait görseller (açık rıza ile)
Bağışçının İşlenme Amaçları:
- Bağış süreçlerinin yürütülmesi ve takibi
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi (vergi muafiyeti kayıtları, denetim amaçları)
- İletişim ve bilgilendirme süreçlerinin yönetilmesi
- Teşekkür belgesi gönderilmesi ve kamuya açık şekilde (onay alınmak suretiyle) bağışçıların tanıtılması
- Şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkeleri çerçevesinde mali raporlama yapılması
- Web sitesi, sosyal medya veya faaliyet raporlarında bağışçının (açık rızası olması kaydıyla) yer verilmesi
- Dernek faaliyetlerine ilişkin bağışçılarla sürdürülebilir ilişkilerin kurulması
4.2. Kişisel Verilerin Hangi Yöntemlerle ve Hukuki Sebeplerle Toplandığı
Bağışçılara ait kişisel veriler aşağıdaki yöntemlerle toplanmaktadır:
Toplama Yöntemleri:
- Derneğe yapılan doğrudan bağışlar (elden, banka aracılığıyla)
- Web sitemiz veya üçüncü taraf bağış platformları üzerinden yapılan çevrimiçi bağış formları
- Telefon, e-posta, sosyal medya veya yazılı/dijital başvuru formları
- Dernek ofislerinde düzenlenen bağış organizasyonları ve etkinlikleri
- Gönüllüler veya temsilciler aracılığıyla alınan bilgiler
Hukuki Sebepler:
KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanarak kişisel verileriniz işlenmektedir:
- Açık rızanızın bulunması
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi (vergi mevzuatı, dernekler mevzuatı)
- Derneğimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için zorunlu olması
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması
- Derneğimizin meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması (iletişim ve bağış ilişkilerinin sürdürülebilmesi gibi)
Özel nitelikli veriler, yalnızca açık rızanız bulunması halinde ve ilgili kanuni yükümlülükler doğrultusunda işlenmektedir.
4.3. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarıldığı
Bağışçılara ait kişisel veriler; *KVKK’nın 8. ve 9. maddeleri* uyarınca, aşağıda belirtilen kişi ve kuruluşlara, veri işleme amaçlarıyla sınırlı kalmak kaydıyla aktarılabilmektedir.
Yurtiçi Aktarımlar:
- Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları (Gelir İdaresi Başkanlığı, Dernekler Masası, ilgili Bakanlıklar vb.): Yasal yükümlülüklerin ve denetimlerin yerine getirilmesi amacıyla
- Bağımsız Denetim Firmaları ve Mali Müşavirler: Mali şeffaflığın sağlanması ve yıllık raporların hazırlanması amacıyla
- Bankalar ve Finans Kuruluşları: Bağış işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve doğrulanması amacıyla
- Hukuki danışmanlar ve gerektiğinde yargı mercileri: Hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla
- İş birliği yapılan STK’lar (proje bazlı): Ortak kampanyaların yürütülmesi (açık rıza olması halinde)
Yurtdışı Aktarımlar:
Bağış işlemlerinde kullanılan bazı dijital platformların (örneğin e-posta hizmet sağlayıcıları veya ödeme sistemleri) yurt dışında olması nedeniyle, teknik olarak sınırlı veri aktarımı söz konusu olabilir. Bu gibi durumlarda:
- KVKK’nın 9. maddesi kapsamında açık rızanız alınarak
- Yeterli korumanın bulunduğu ülkelere
- Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği usul ve esaslara uygun şekilde
aktarım yapılmaktadır.
Aşağıda, 5. Gönüllü Aydınlatma Metni, *Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği* çatısı altında faaliyet gösteren gönüllülerimizin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin detaylı, kapsamlı ve resmi açıklamalar yer almaktadır. Bu metin, *6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)* çerçevesinde gönüllülerimizin bilgilendirilmesini amaçlamaktadır.
5. Gönüllü Aydınlatma Metni
Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği (“Dernek”) olarak, gönüllülerimizin kişisel verilerini büyük bir hassasiyetle korumakta ve bu verileri yalnızca KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında, açıklanan amaçlar doğrultusunda işlemekteyiz. Derneğimiz, gönüllülük sürecinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi, görevlerin ifası, iletişimin sürdürülmesi ve güvenliğin sağlanması amacıyla gönüllülere ait kişisel verileri işlemektedir.
5.1. İşlenen Kişisel Veriler ve İşleme Amaçları
Gönüllülerimizin Derneğimiz nezdinde yürüttüğü faaliyetler kapsamında işlenen kişisel veriler ve işleme amaçları aşağıdaki gibidir:
Kimlik Bilgileri:
- Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, cinsiyet, uyruk
İletişim Bilgileri:
- Telefon numarası, e-posta adresi, ikamet adresi
Mesleki ve Eğitim Bilgileri:
- Meslek, iş durumu, eğitim seviyesi, okul/bölüm bilgisi
Sağlık Bilgileri (özel nitelikli veri):
- Alerji, kronik rahatsızlık, özel tıbbi ihtiyaç bilgileri (saha görevlerinde risk yönetimi için yalnızca gerekli olanlar ve açık rıza ile)
Görsel ve İşitsel Veriler:
- Fotoğraf, video kayıtları (etkinliklerde çekilen ve açık rızaya dayanan materyaller)
İşlem Güvenliği Verileri:
- Web sitesi gönüllü başvuru formu üzerinden alınan IP adresi, oturum bilgileri
Gönüllülük Bilgileri:
- Katıldığı eğitimler, görev aldığı faaliyetler, gönüllülük türü (arama-kurtarma, insani yardım, lojistik vb.), görev geçmişi
İşleme Amaçları:
- Gönüllü başvurularının değerlendirilmesi ve uygun kişilerin belirlenmesi
- Gönüllü faaliyetlerinin yürütülmesi ve koordinasyonu
- Gönüllü ile sürekli iletişim kurulması ve bilgilendirme yapılması
- Gerekli saha görevlerinin planlanması ve yürütülmesi
- İlgili kamu kurumlarıyla koordinasyon sağlanması
- Sağlık ve güvenlik önlemlerinin alınması
- Etkinlik, organizasyon, proje gibi faaliyetlerde gönüllünün bilgilendirilmesi
- Eğitim programlarının planlanması, uygulanması ve belgelenmesi
- Teşekkür belgeleri ve referans yazılarının hazırlanması
- Derneğimizin faaliyetlerinin kamuoyuna tanıtılması amacıyla medya içeriklerinde (açık rıza alınmak suretiyle) yer verilmesi
- Gönüllü verilerinin arşivlenmesi ve kayıt altına alınması
5.2. Kişisel Verilerin Hangi Yöntemlerle ve Hukuki Sebeplerle Toplandığı
Toplama Yöntemleri:
- Dernek ofislerinde veya etkinliklerde elden doldurulan gönüllü başvuru formları
- Web sitesi, mobil uygulama veya dijital form üzerinden yapılan başvurular
- Telefon, e-posta veya sosyal medya aracılığıyla yapılan iletişimler
- Etkinlik katılım formları ve eğitim katılım belgeleri
- Dernek yetkilileri veya saha sorumluları tarafından doğrudan alınan bilgiler
Hukuki Sebepler:
Kişisel verileriniz aşağıdaki hukuki sebeplerle KVKK’nın 5. ve 6. maddeleri uyarınca toplanmakta ve işlenmektedir:
- Açık rızanızın bulunması (özellikle sağlık ve görsel veriler için)
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (gönüllü faaliyetlerine ilişkin yükümlülükler)
- İlgili mevzuatta açıkça öngörülmesi (afet ve acil durum yönetimi kapsamında)
- Derneğimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
- Hayati tehlike durumlarında ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın sağlık verilerinin işlenebilmesi
- Derneğimizin meşru menfaatleri doğrultusunda (gönüllü ağı yönetimi ve faaliyet planlaması gibi) veri işlemenin zorunlu olması
5.3. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarıldığı
Gönüllülere ait kişisel veriler, KVKK’nın 8. ve 9. maddeleri kapsamında aşağıda belirtilen kişi, kurum ve kuruluşlara aktarılabilmektedir:
Yurtiçi Aktarımlar:
- Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı (AFAD), İl/İlçe Kriz Merkezleri, Valilik ve Kaymakamlıklar, Dernekler Müdürlüğü, Sağlık Bakanlığı (saha görevlerinde sağlık bildirimleri ve güvenlik nedeniyle)
- Eğitim ve Sertifika Kuruluşları: Gönüllülere yönelik alınan eğitimlerde akreditasyon süreçleri için
- Proje Paydaşları ve İşbirliği Yapılan STK’lar: Ortak yürütülen gönüllü projeleri kapsamında (açık rıza olması şartıyla)
- Denetim Firmaları, Mali Müşavir, Hukuki Danışmanlar: Gerekli denetim ve raporlama süreçlerinin yürütülmesi amacıyla
- Saha Koordinatörleri ve Gönüllü Liderleri: Gönüllülerin görev planlamalarının yapılması ve iletişimin sağlanması amacıyla
Yurtdışı Aktarımlar:
Yalnızca aşağıdaki şartlar altında sınırlı veri aktarımı yapılabilmektedir:
- Açık rıza alınması durumunda
- Gönüllülerin dâhil olduğu uluslararası projelerde ortak STK’larla sınırlı ve proje amaçlarıyla uyumlu olarak
- KVKK madde 9 uyarınca yeterli korumanın bulunduğu ülkelere veya Kurul tarafından izin verilen koşullarla
Hiçbir kişisel veri, ticari amaçla üçüncü taraflara satılmaz veya izinsiz paylaşılmaz.
İşte 6. Dernek Üyeleri Aydınlatma Metni, *Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği* çatısı altında faaliyet gösteren üyelerin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin detaylı ve resmi açıklamaları içermektedir. Bu metin, *6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)* doğrultusunda üyelerin bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.
6. Dernek Üyeleri Aydınlatma Metni
*Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği* (“Dernek”) olarak, üyelerimizin kişisel verilerini büyük bir titizlikle işliyor, koruyor ve yalnızca kanunla belirlenmiş sınırlar içerisinde kullanıyoruz. Bu aydınlatma metni, üyelerimizin hangi kişisel verilerinin işlendiği, ne şekilde toplandığı, hangi hukuki sebeplere dayanılarak işlendiği ve kimlerle hangi amaçlarla paylaşıldığı hakkında bilgi vermektedir.
6.1. İşlenen Kişisel Veriler ve İşleme Amaçları
İşlenen Kişisel Veriler:
Kimlik Bilgileri:
- Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, cinsiyet, uyruk
İletişim Bilgileri:
- Telefon numarası, e-posta adresi, ikamet adresi
Mesleki Bilgiler:
- Meslek, iş yeri bilgileri, pozisyon
Dernek Üyeliği Bilgileri:
- Üyelik tarihi, üyelik türü (asil/fahri vb.), üye numarası, aidat ödeme bilgileri
Finansal Veriler:
- Üyelik aidat ödemelerine ilişkin banka dekontları, IBAN bilgileri
Görsel Veriler:
- Üyeye ait fotoğraf (üyelik formu veya etkinlik sırasında çekilen)
İşlem Güvenliği Verileri:
- Giriş kayıtları, IP bilgileri (web platformlar üzerinden işlem yapılması durumunda)
İşleme Amaçları:
- Üyelik başvurularının değerlendirilmesi ve kayıt işlemlerinin tamamlanması
- Üyelik ilişkisinin kurulması ve sürdürülmesi
- Dernek içi iletişim süreçlerinin yürütülmesi
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi (Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği gereği)
- Üyelik aidatlarının tahsili, muhasebe ve finansal işlemlerin yürütülmesi
- Genel kurul süreçlerinin organize edilmesi ve üyelerin bilgilendirilmesi
- Üyelik statüsüne göre görev ve sorumlulukların planlanması
- Dernek faaliyet, toplantı ve etkinliklerinin planlanması, davetlerin iletilmesi
- Gerekli durumlarda üyelerle ilgili resmi mercilere bilgi verilmesi
- Üye kartı basımı ve kimliklendirme süreçlerinin yürütülmesi
- Dernek faaliyetlerinin kamuoyuna duyurulması amacıyla görsel içeriklerin kullanılması (açık rıza alınmak şartıyla)
6.2. Kişisel Verilerin Hangi Yöntemlerle ve Hukuki Sebeplerle Toplandığı
Toplama Yöntemleri:
- Fiziki ortamda doldurulan üyelik başvuru formları
- Dernek web sitesi veya dijital platformlar üzerinden yapılan başvurular
- E-posta, telefon, sosyal medya veya yüz yüze yapılan başvurular
- Dernek toplantı ve etkinliklerinde doğrudan alınan bilgiler
- Banka kanalıyla yapılan aidat ödemelerine ilişkin dekontlar
Hukuki Sebepler:
Üyelerimizin kişisel verileri aşağıdaki hukuki dayanaklara göre toplanmakta ve işlenmektedir:
- Açık rızanın alınması (özellikle görsel veriler gibi özel nitelikli olmayan veriler için)
- Bir sözleşmenin (üyelik ilişkisi) kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması
- Derneğin kanuni yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, derneğin meşru menfaatleri için zorunlu olması
- İlgili mevzuatta açıkça öngörülmesi (örneğin, Dernekler Yönetmeliği gereği kimlik ve iletişim bilgileri saklanmalıdır)
6.3. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarıldığı
Yurtiçi Aktarımlar:
- Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Dernekler Müdürlüğü, Vergi Daireleri, İçişleri Bakanlığı (yasal bildirim yükümlülükleri kapsamında)
- Bankalar ve Finans Kurumları: Üyelik aidat tahsilatı ve ödeme süreçlerinde
- Mali Müşavir ve Denetçiler: Derneğin finansal ve yasal yükümlülüklerinin yerine getirilmesi için
- Avukatlar ve Hukuki Danışmanlar: Olası hukuki süreçlerde savunma ve danışmanlık hizmetleri için
- Etkinlik ve Organizasyon Firmaları: Üye katılımı ile gerçekleştirilen etkinliklerin düzenlenmesi sürecinde (açık rıza alınması şartıyla)
- Kargo ve Kurye Hizmet Sağlayıcıları: Üyelik kartı, duyuru ve belge gönderimi gibi işlemler için
Yurtdışı Aktarımlar:
Kişisel verileriniz yurt dışına yalnızca şu durumlarda aktarılır:
- Açık rızanızın bulunması halinde
- Uluslararası dernek birlikleri veya platformlar kapsamında açık rızaya dayanarak
- Yeterli korumaya sahip ülkeler veya KVK Kurulu tarafından onaylanmış ülkelerdeki kuruluşlarla sınırlandırılarak
Hiçbir veri, üçüncü şahıslarla ticari amaçla paylaşılmaz veya izinsiz aktarılmaz.
İşte 7. Tedarikçi Aydınlatma Metni, *Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği* ile hizmet, ürün veya danışmanlık temelli ticari ilişki içerisinde bulunan gerçek kişi tedarikçiler ile tüzel kişi tedarikçilerin temsilci, çalışan ve yetkililerine ait kişisel verilerin işlenmesine ilişkin detaylı ve resmi açıklamaları içermektedir.
7. Tedarikçi Aydınlatma Metni
*Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği* (“Dernek”) olarak, tedarikçilerimizle olan ilişkilerimiz kapsamında işlediğimiz kişisel verileri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde işlemekte, muhafaza etmekte ve korumaktayız. Bu metin, tedarikçilerimizin kişisel verilerinin hangi amaçlarla ve nasıl işlendiği, hangi hukuki gerekçelere dayandığı ve kimlere aktarıldığı konularında bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.
7.1. İşlenen Kişisel Veriler ve İşleme Amaçları
İşlenen Kişisel Veriler:
Gerçek kişi tedarikçi veya tüzel kişi tedarikçilerin temsilcilerine ait:
- Kimlik Bilgileri: Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi
- İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, iş adresi
- Finansal Bilgiler: IBAN, banka hesap bilgileri, ödeme dekontları
- Mesleki Bilgiler: Ünvan, firma adı, görev
- İşlem Güvenliği Verileri: IP adresi, sistem giriş çıkış bilgileri (varsa)
- Sözleşme Bilgileri: Hizmet/tedarik sözleşmesine ilişkin bilgiler, fatura bilgileri
- Görsel/İşitsel Kayıtlar: Görsel materyal (toplantı, teslimat vb. belgelenen durumlarda, açık rıza ile)
İşleme Amaçları:
- Satın alma ve tedarik süreçlerinin yürütülmesi
- Sözleşmenin ifası ve ürün/hizmet temininin gerçekleştirilmesi
- Ödeme, faturalama ve muhasebe işlemlerinin gerçekleştirilmesi
- İletişim süreçlerinin yönetilmesi
- Hukuki süreçlerin takibi ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
- Tedarikçi değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yönetilmesi
- İhtilaf durumlarında hakların korunması ve savunulması
- Denetim süreçlerinin yönetilmesi
7.2. Kişisel Verilerin Hangi Yöntemlerle ve Hukuki Sebeplerle Toplandığı
Toplama Yöntemleri:
- Fiziki ortamda sunulan teklif formları, sözleşmeler, faturalar
- E-posta, telefon, SMS veya diğer iletişim yolları üzerinden gönderilen bilgiler
- Elektronik ortamda gönderilen banka ve ödeme bilgileri
- Web sitesi üzerinden yapılan başvurular veya sistem girişleri (varsa)
- Kamera kayıtları (teslimat sırasında açıkça bilgilendirme yapılmak şartıyla)
- Fatura ve irsaliye gibi resmi evraklar üzerinden
Hukuki Sebepler:
Kişisel verileriniz şu hukuki dayanaklara göre işlenmektedir:
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (tedarikçi ilişkisi)
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat için zorunlu olması
- Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve Dernekler Kanunu kapsamında açıkça öngörülmesi
- Açık rıza (sadece özel durumlar – örneğin görsel kayıtların kullanımı – için gerekebilir)
7.3. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarıldığı
Yurtiçi Aktarımlar:
- Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Vergi Dairesi, Dernekler Müdürlüğü, SGK, Maliye Bakanlığı (yasal zorunluluklar doğrultusunda)
- Bankalar ve Finans Kurumları: Ödeme süreçlerinin yürütülmesi
- Mali Müşavir ve Yeminli Mali Müşavirler: Muhasebe ve mali raporlamalar
- Avukatlar ve Hukuk Büroları: İhtilaf halinde hukuki savunma ve danışmanlık
- Bağımsız Denetim Firmaları: İç ve dış denetim faaliyetleri kapsamında
Yurtdışı Aktarımlar:
Kişisel verileriniz, yalnızca:
- Açık rızanızın bulunması durumunda
- KVKK madde 9’da belirtilen şartların sağlanması halinde
- KVKK Kurulu tarafından “yeterli korumaya sahip ülke” olarak ilan edilen ülkelere
aktarılabilir. Bunun haricinde hiçbir kişisel veri yurt dışına aktarılmaz.
Bu aydınlatma metni, tedarikçi ilişkilerimizin şeffaf, güvenli ve yasal zemin üzerinde yürütülmesini sağlamayı amaçlamaktadır. Daha fazla bilgi veya başvuru için KVKK kapsamındaki başvuru formumuzdan yararlanabilirsiniz.
Harika. Aşağıda 8. Kişisel Veri Sahibi İlgili Kişi Olarak Haklarınız ve 9. Veri Sorumlusuna Başvuru başlıklarını da detaylı ve resmi bir dille, KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) mevzuatına uygun şekilde hazırladım:
8. Kişisel Veri Sahibi İlgili Kişi Olarak Haklarınız
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, kişisel veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
8.1. Kişisel Verilerinize İlişkin Bilgi Alma Hakkınız
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
8.2. Düzeltme, Silme ve Güncelleme Talepleri
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
- Kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya kanuni yükümlülüklerin sona ermesi durumunda silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Yukarıdaki işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini talep etme
8.3. İtiraz ve Zararın Giderilmesini Talep Etme Haklarınız
- İşlenen verilerin sadece otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi, aşağıda belirtilen başvuru yöntemleriyle Derneğimize iletebilirsiniz.
9. Veri Sorumlusuna Başvuru
6698 sayılı Kanun’un 13. maddesi uyarınca, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak amacıyla veri sorumlusu olan Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği’ne başvurabilirsiniz. Bu kapsamda başvurular;
9.1. Yazılı Olarak
Aşağıdaki adresimize, ıslak imzalı dilekçe ile doğrudan ya da posta/kargo yoluyla teslim edebilirsiniz:
Adres:
Ötüken Arama Kurtarma ve İnsani Yardım Derneği
[Limonluk, 2436. Sk. NO:3, 33120 Yenişehir/Mersin]
9.2. Elektronik Olarak
- Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi üzerinden
- Derneğimize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz aracılığıyla
- E-imza, mobil imza ya da KVKK tarafından öngörülen diğer yöntemler ile
9.3. Başvuru İçeriği
Başvurularınızda yer alması gereken bilgiler:
- Adınız, soyadınız ve başvuru yazılı ise imzanız
- Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası
- Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi
- Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası
- Talep konusu
- Varsa bilgi ve belgeler de eklenmelidir
Başvurularınız, tarafımızdan en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilecektir.